Zatrudnianie osób z Ukrainy według uproszczonej procedury – najczęstsze błędy

Jakie zagrożenia mogą nas spotkać przy zatrudnianiu osób z Ukrainy wg. uproszczonej procedury oraz na które aspekty i terminy zwrócić szczególną uwagę? Prezentujemy ostatni artykuł z cyklu „Uwolnij głowę, a legalizację zostaw nam” stworzonego z myślą o polskich przedsiębiorcach!

W związku z wybuchem wojny w Ukrainie i dużą migracją ekonomiczną do Polski, w przypadku zatrudniania osób z Ukrainy obowiązuje uproszczona procedura. Nie oznacza to jednak możliwości podjęcia stosunku pracy bez dopełnienia odpowiednich formalności zarówno po stronie pracownika, jak i pracodawcy. Jakie błędy popełniane są najczęściej i jak ich uniknąć? Przedstawiamy najważniejsze informacje.

Spis treści

• Kogo dotyczy uproszczona procedura zatrudnienia?
• Uwolnij głowę, a legalizację zostaw nam
• Jakie pakiety legalizacyjne znajdziesz się w naszej ofercie?

Kogo dotyczy uproszczona procedura zatrudnienia?

Zanim przejdziemy do opisu błędów i zagrożeń, zacznijmy od tego, kogo dokładnie dotyczy uproszczona procedura zatrudnienia. Zgodnie z Ustawą z dnia 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa w Polsce może pracować obywatel Ukrainy, który:

• przebywa legalnie w Polsce i ma ważny tytuł pobytowy albo
• przybył legalnie na terytorium Polski w okresie od 24 lutego 2022 roku z terenu Ukrainy i deklaruje zamiar pozostania w Polsce.

Tytuł pobytowy to dokument, która uprawnia do pobytu na terytorium Polski lub innego kraju Unii Europejskiej. Może to być, między innymi:

• zezwolenie na pobyt stały
• zezwolenie na pobyt czasowy
• paszport w przypadku wjazdu i pobytu na terytorium Polski w ruchu bezwizowym
• zaświadczenie o korzystaniu z ochrony czasowej wydane przez Urząd do Spraw Cudzoziemców.
• Wiza
• Odcisk stempla potwierdzający złożenie wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt.

Osoby z Ukrainy, które przybyły do Polski w okresie od 24 lutego 2022 roku i chcą legalnie przebywać w Polsce, powinny mieć stempel w paszporcie lub innym dokumencie podróży, umieszczony przez polską Straż Graniczną. Stempel potwierdza legalne przekroczenie granicy wraz ze wskazaniem daty.

Jeżeli osoba z różnych przyczyn nie posiada stemplu potwierdzającego wjazd, wówczas musi ubiegać się o numer Pesel ze statusem UKR. Musi to koniecznie dokonać w ciągu 90 dni od momentu wjazdu do Polski.

Każdy ob. Ukrainy, który wjeżdża do Polski dostaje możliwość ochrony tymczasowej. Tym samym każdy obywatel Ukrainy, który wjechał do Polski od 24.02.2022 na podstawie krótkoterminowego dokumentu pobytowego(np. ruch bezwizowy, paszport wewnętrzny) ma możliwość pobytu i pracy do 23.08.2023, czyli 18 miesięcy licząc od 24.02.2022. Osoby, które wjechały na podstawie posiadanej karty pobytu lub wizy, które kończą swój termin, wydłużają się do końca 2022 roku. Natomiast jeżeli osoba, która dostała ochronę tymczasową w Polsce i wyjeżdża więcej niż 30 dni do kraju pochodzenia traci prawo do ochrony tymczasowej i jego pobyt nie wydłuży się już do 18 miesięcy.

Co do możliwości zatrudnienia obywatela Ukrainy, wg Specustawy, istnieje prawie jedyna możliwość. Jest to Powiadomienie o zatrudnienia ob. Ukrainy, które należy wysłać do PUP w ciągu 14 dni od momentu zatrudnienia. Na podstawie powiadomienia ob. Ukrainy, może pracować 18 mies., licząc od 24.02.2022, ale pod warunkiem posiadania podstawy legalnego pobytu w Polsce w tym okresie.

Ważną kwestią jest właśnie pilnowanie terminu ważności podstawy legalnego pobytu, ponieważ nie wszystkie ob. Ukrainy mają wydłużony pobyt również na 18 mies.

Przykładowo, wizy i karty pobytu – zostały wydłużone do 30.12.2022.

Ważnym jest to, że obywatelowi Ukrainy, który wjechał po 24.02.2022 i

jego pobyt w Polsce został uznany za legalny przez 18 miesięcy, to jego pracę można zalegalizować wyłącznie na podstawie powiadomienia o podjęciu pracy przez obywatela Ukrainy. Nie możesz zatrudnić takiej osoby w inny sposób, na przykład oświadczenia pracodawcy o powierzeniu pracy.

BLĘDY:

1/ Wysłanie Powiadomienia do PUP po upływie 14 dni od momentu zatrudnienia.

Np. Ob. Ukrainy został zatrudniony 01.08.2022. Powiadomienie zostało wysłane do PUP 16.08.2022. Przy kontroli praca może zostać uznana za nielegalną.

2/ Brak posiadanej pieczątki wjazdu do UE, i równocześnie brak posiadania numeru Pesel ze statusem UKR.

W przypadku nie otrzymania stempla potwierdzającego wjazdu przez SG. Każda osoba jest zobowiązana do zarejestrowania swojego pobytu w ciągu 90 dni od momentu wjazdu na terytorium RP.

Np. Ob. Ukrainy wjechał na podstawie paszportu wewnętrznego bez pieczątki wjazdu do Polski. Oraz w ciągu 90 dni nie uzyskał numer Pesel ze statusem UKR lub nie uzupełnił wcześniej uzyskany numer Pesel w status UKR. Przy kontroli legalnego zatrudniania cudzoziemców – praca może zostać uznana za nielegalną.

3/ Nie ważny dokument podróży + brak posiadania numeru Pesel ze statusem UKR.

Np. Ob. Ukrainy wjechał na paszporcie biometrycznym z terminem ważności do 31.07.2022 . Osoba nie posiada numeru pesel ze statusem UKR. Został zatrudniony 01.03.2022 na podstawie wysłanego Powiadomienia do PUP. Przy kontroli legalnego zatrudnienia cudzoziemców w dniu 05.08.2022 – praca może zostać uznana za nielegalną.

4/ Umowa zlecenia lub umowa o pracę podpisana dniem wcześniej, niż wysłanie powiadomienia. Np. Umowa podpisana od 01.08.2022, a w wysłanym powiadomieniu  – dzień rozpoczęcia pracy 02.08.2022.

5/ Zmiana warunków pracy oraz podpisywanie nowych umów bez wysłania nowego powiadomienia. Jest to warunek konieczny!

Podpisanie każdej nowej umowy z ob. Ukrainy lub zmiana stanowiska wiąże się z wysłaniem nowego powiadomienia do PUP w ciągu 14 dni od momentu podpisania umowy lub zmiany stanowiska.

Za niedopełnienie obowiązku informacyjnego, czyli zgłoszenia zatrudnienia obywatela Ukrainy, pracodawca będzie odpowiadać jak za powierzenie nielegalnego wykonywania pracy. Kara za zatrudnienie cudzoziemca na czarno jest w Polsce zagrożona grzywną od 1 do nawet 30 tys. zł.

Uwolnij głowę, a legalizację zostaw nam

Jak widać lista formalności jest długa, a niedopełnienie któregoś z punktów może skutkować znacznym wydłużeniem procesu zatrudnienia lub wysoką karą, w przypadku stwierdzenia nielegalnego zatrudnienia cudzoziemca. Na szczęście istnieją rozwiązania, dzięki którym pracodawca może zaoszczędzić czas oraz zyskać pewność, że cały proces został przeprowadzony poprawnie.

Na czym to polega? EWL dostarcza usługę legalizacji zatrudnienia cudzoziemca, dzięki której obsługą procesu i kompletowaniem dokumentacji nie musi zajmować się przedsiębiorca lub dedykowane przez niego osoby. Outsourcing legalizacji zatrudnienia jest dużym ułatwieniem oraz pozwala zaoszczędzić czas. Dodatkowym atutem jest po prostu wolna głowa i możliwość skoncentrowania się na bieżącym prowadzeniu biznesu. 

Jakie pakiety legalizacyjne znajdziesz się w naszej ofercie?

EWL oferuję usługę legalizacji zatrudnienia cudzoziemców, która obejmuje uzyskanie dokumentów legalizacyjnych, rejestrację obywateli z Ukrainy w PUP, audyt zatrudnienia, aktualizację decyzji, konsultacje prawne, dopilnowanie terminów i raportowanie statusu legalizacji. Dzięki temu na każdym etapie przedsiębiorca otrzymuje wsparcie i pewność, że wszystkie kroki zostały wykonane poprawnie, a niedotrzymane terminy nie narażą firmy na koszty lub przestój w pracy. EWL oferuje dwa typu pakietów:

• Pakiet komfort
• Pakiet Komfort Plus rozszerzonego o uzyskanie Karty Pobytu.

Dzięki temu przedsiębiorcy nie muszą być na bieżąco ze zmieniającymi się i skomplikowanymi przepisami ani posiadać wewnętrznej komórki ds. zatrudnienia obcokrajowców. Powierzając EWL proces legalizacji zatrudnienia, zyskujesz wolną głowę i możliwość skupienia się na prowadzeniu biznesu.

Jakie inne błędy popełniane są przez przedsiębiorców przy legalizacji pracy cudzoziemców? Zapraszamy do przeczytania wszystkich artykułów z cyklu „Uwolnij głowę, a legalizację zostaw nam”. W serii ukazały się artykuły:

• Rozpoczęcie pracy przez cudzoziemca – najczęstsze błędy
• Zezwolenie na pracę dla cudzoziemca – najczęstsze błędy
• Zatrudniony cudzoziemiec – najczęstsze błędy

A już wkrótce zaprezentujemy E-book, w którym znajdziecie Państwo komplet dotychczasowych informacji na temat najczęstszych błędów, opis kontroli legalności zatrudnienia oraz rozwiązania EWL, dzięki którym można w łatwy, bezpieczny i legalny sposób zatrudnić cudzoziemców.