Dnia 01 czerwca 2025 roku wejdą w życie nowe zasady dotyczące zatrudniania cudzoziemców na terenie Polski. Ustawa ta wprowadza szereg istotnych zmian, które mają na celu usprawnienie procesu legalizacji pracy i pobytu pracowników zagranicznych, zwiększenie kontroli oraz dostosowanie systemu do nowoczesnych rozwiązań elektronicznych.
Poniżej przedstawiamy najważniejsze kwestie, regulowane przez nowe zasady zatrudniania cudzoziemców, które powinni znać pracodawcy, dział kadr, prawnicy oraz przedsiębiorcy.
1. Obowiązek zawarcia pisemnej umowy z cudzoziemcem
Jedną z kluczowych zmian jest obowiązek zawarcia umowy w formie pisemnej przed dopuszczeniem cudzoziemca do pracy. Umowa ta musi być sporządzona w języku zrozumiałym dla pracownika, a jej wersja w języku polskim powinna być jednocześnie dołączona. Co istotne, umowa powinna być podpisana jeszcze przed rozpoczęciem zatrudnienia, a pracodawca ma obowiązek przekazania jej kopii do odpowiednich urzędów dokładnie w tym samym dniu jej podpisania.
Wyjątek stanowi umowa dotycząca prac sezonowych (np. zbiór owoców) – dostarczenie jej kopii do urzędu następuje w ciągu siedmiu dni od powierzenia pracy.
W chwili obecnej można korzystać z portalu www.praca.gov.pl , który służy do elektronicznego przesyłania dokumentów związanych z legalizacją zatrudnienia. Nie dopełnienie tego obowiązku może skutkować karą od 1000 do 3000 zł.
2. Aktualizacja paszportów i nadanie numeru PESEL
Nowe przepisy przedstawiają obowiązek pozyskiwania od cudzoziemca kopii dokumentów przedstawiających jego dane osobowe w celu potwierdzenia jego tożsamości. Paszport powinien być aktualizowany w aktach pracownika o wszelkie dodatkowe pieczątki i wpisy, zwłaszcza po dłuższych nieobecnościach za granicą.
Ponadto, cudzoziemcy wjeżdżający do Polski powinni niezwłocznie zgłosić się do Urzędu Gminy lub Urzędu Miasta aby otrzymać numer PESEL. Pesel jest niezwykle istotny pod kątem zatrudniania cudzoziemca. Pozwala pracodawcom na prawidłowe zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych oraz ułatwia Urzędom Skarbowym identyfikację podatnika.
3. Elektronizacja postępowań i nowe nazwy zezwoleń.
Przepisy wprowadzają pełną elektronizację procesów związanych z legalizacją zatrudnienia cudzoziemców. Maksymalnie do dwóch lat od wejścia w życie przepisów systemy teleinformatyczne będą dostosowywane do wymogów urzędów, co oznacza, że wszelkie wnioski, odwołania, decyzje i zażalenia będą składane i otrzymywane wyłącznie drogą elektroniczną.
Nowe nazwy zezwoleń na pracę odzwierciedlają ich funkcję:
- Zezwolenie typu A – na pracę na rzecz polskiego podmiotu powierzającego wykonywanie pracy,
- Zezwolenie typu B – na pracę w związku z pełnieniem określonej funkcji,
- Zezwolenie typu C, D, E – na pracę w związku z delegowaniem cudzoziemca przez podmiot zagraniczny na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
- Zezwolenie sezonowe (typ S) – pozostaje bez zmian.
Potrzebujesz wsparcia przy legalizacji pracy i pobytu cudzoziemców? Szukasz zaufanego dostawcy, który pomoże Tobie i Twojej organizacji w bezpiecznym przejściu przez wprowadzone nowe zasady zatrudniania cudzoziemców? Napisz do nas przez formularz kontaktowy: https://legalito.com.pl/kontakt/
4. Zmiany w zakresie wiz i zakazów pracy
Nowelizacja wprowadza szereg ograniczeń dotyczących wiz i możliwości zatrudnienia cudzoziemców na podstawie różnych tytułów wizowych. Wśród nich znajdują się:
- Zakaz pracy dla cudzoziemców posiadających wizę turystyczną, wizę dot. ochrony czasowej, wizę na leczenie, wizę Schengen wydaną przez inny kraj strefy Schengen, wizę odwiedziny u rodziny lub wizę na naukę inną niż studia.
- Powyższe wizy będą automatycznie wykluczać możliwość podjęcia pracy.
- Posiadanie karty Polaka stanie się warunkiem koniecznym do legalnego zatrudnienia cudzoziemca posiadającego wizę 23.
5. Nowe przesłanki obligatoryjnej odmowy wydania zezwolenia wojewódzkiego na pracę
Wprowadzone zostaną nowe kryteria dotyczące odmowy wydania zezwolenia. Wojewoda będzie mógł odmówić w przypadku, gdy podmiot powierzający pracę:
- działa w celu ułatwienia cudzoziemcom wjazdu do Polski,
- pracodawca użytkownik lub podmiot, do którego ma być delegowany cudzoziemiec, nie prowadzi działalności uzasadniającej powierzenie pracy danemu cudzoziemcowi,
- utrudniał kontrolę lub był zaangażowany w nielegalne praktyki w ciągu ostatnich dwóch lat.
Dodatkowo, odmawianie zezwolenia będzie miało miejsce, gdy podmiot nie spełni wymogów formalnych, np. z powodu nieprawidłowego określenia dat rozpoczęcia pracy czy braku aktywności pracownika w Polsce.
6. Priorytetowe rozpatrywanie wniosków
Przepisy przewidują, że wnioski o zezwolenia na pracę będą rozpatrywane w pierwszej kolejności dla przedsiębiorców o istotnym znaczeniu dla gospodarki narodowej. Ministerstwo przedstawi wykaz zawodów, dla których będzie to szczególnie istotne, co ma na celu wspieranie kluczowych sektorów gospodarki.
7. Nowy taryfikator kar
Ustawa, które prawdopodobnie wejdzie w życie na początku czerwca, która wprowadza nowe zasady zatrudniania cudzoziemców zakłada też aktualizację wysokości kar.
Naruszenie obowiązku przekazania organowi, który wydał zezwolenie na pracę lub wpisał oświadczenie do ewidencji, kopii umowy zawartej z cudzoziemcem w języku polskim za pośrednictwem systemu praca.gov. przed powierzeniem mu pracy.
Za to wykroczenie przewidziano grzywnę w wysokości 1 000 zł – 3 000 zł
Naruszenie obowiązku przechowywania ww. umowy przez cały okres zatrudnienia oraz przez 2 lata od końca roku kalendarzowego, w którym umowa z cudzoziemcem uległa rozwiązaniu lub wygasła (chyba że przepisy odrębne przewidują dłuższy okres).
Za to wykroczenie przewidziano grzywnę w wysokości 1 000 zł – 3 000 zł
Zawarcie umowy najmu z cudzoziemcem wykonującym pracę sezonową z czynszem wygórowanym w stosunku do jego wynagrodzenia netto
Za to wykroczenie przewidziano grzywnę w wysokości 200 zł – 2 000 zł
Skierowanie cudzoziemca do pracy na rzecz i pod kierownictwem innego podmiotu na innej podstawie niż umowa przewidująca wykonywanie pracy tymczasowej
Za to wykroczenie przewidziano grzywnę w wysokości 3 000 zł – 5 000 zł
Podsumowanie
Nowa ustawa o zatrudnianiu cudzoziemców to kompleksowa reforma mająca na celu zwiększenie kontroli, poprawę przejrzystości procesu legalizacji pracy oraz dostosowanie systemu do cyfrowych standardów.
Pracodawco, pamiętasz wprowadzenie Nowego Polskiego Ładu? Tutaj sytuacja jest podobna – im wcześniej przygotujesz swoją firmę na zmianę, tym prościej będzie nią zarządzić.
Zmiany w ustawie oznaczają dla pracodawców konieczność dostosowania procedur, szczególnie w zakresie zawierania umów, aktualizacji dokumentów oraz korzystania z platform elektronicznych. Warto już teraz przygotować się do nadchodzących zmian, aby uniknąć kar i zapewnić legalne zatrudnienie cudzoziemców w zgodzie z nowymi regulacjami.
SZUKASZ WSPARCIA Z ZAKRESU LEGALIZACJI PRACY I POBYTU CUDZOZIEMCÓW? A może chcesz przygotować firmę na wdrożenie nowych przepisów?
Napisz do nas przez formularz kontaktowy: https://legalito.com.pl/kontakt/